Taxi-2000

Introduktion

Taxi-2000 är ett system för att hantera de ekonomiska transaktioner som förekommer inom medelstora samt stora taxiföreningar. Systemet skall i samverkan med övriga system inom taxiföreningen stå för följande funktionalitet: Hantera kund-, medlems- fordons- samt förarregister Hantera fakturering av föreningens kunder Hantera avräkningen gentemot föreningens medlemmar Skapa beslutsunderlag av ekonomisk natur Taxi-2000 kan fungera i en hög grad av samverkan med de övriga system som används inom föreningen såsom trafikledningssystem samt andra prissättningssystem (ex vis budsystem). Naturligtvis kan Taxi-2000 köras fristående utan kontakt med övriga system inom föreningen. Referenser T-2000 finns f n i drift vid 2 installationer i Sverige.

  • Taxi Göteborg
  • Taxi Stockholm
Delsystem samt rutiner i Taxi 2000 Taxi 2000 är uppbyggt kring ett antal delsystem
  • SF - Samlingsfakturering
  • FF - Förare / Fordon
  • MR - Medlemsreskontra
  • KR - Kundreskontra
  • AR - Artikelhantering
  • DT - Datatransfer
  • SU - Grundsystem
Indelningen i delsystem har gjorts i syfte att logiskt gruppera rutinerna efter ett organisatoriskt mönster vid en taxiförening. Ex vis skall kundtjänstavdelningen kunna klara sig med tillgång endast till KR- modulen. I respektive delsystem ingår ett antal rutiner, t ex MR01 Underhåll medlem. Samtliga rutiner startas från samma ställe i applikationen vilket ger ett menysystem i en nivå. Detta ger en hög grad av användarvänlighet och möjligheten att snabbt byta rutin är stor. I det följande presenteras de olika delsystemen var för sig.

Delsystem SF

I delsystem SF sköts företagets fakturering av kunder samt generering av medlemsavräkningar. Dessutom skapas en rad dokument som är kopplade till faktureringen. SF-rutinerna är integrerade med företagets Kund- samt Medlemsreskontra. Uppdateringen av reskontrorna sker i samband med att fakturorna stängs. SF-rutinerna innehåller följande rutinblock
  • Kundfakturering
  • Medlemsfakturering
  • Manuell resaregistrering
Delsystem FF

Delsystem FF i TAXI-2000 används för att underhålla diverse information om Förare samt Fordon. FF fyller 3 viktiga funktioner:
  • Vara ett stödsystem för att övriga rutiner skall kunna köras.
  • Underlätta den dagliga kontakten med föreningens medlemmar
  • Hålla ordning på vem som ägde en viss bil vid en viss tidpunkt
FF-rutinerna innehåller följande rutinblock
  • Registervård Förare
  • Registervård Fordon
I "Registervård Förare" finns rutiner för underhåll av de förare som kör för föreningens medlemmar. En mängd information hanteras såsom adresser, körkortsbehörigheter mm. Genom den flexibla attributhanteringen kan användaren själv definiera upp ny information som skall hanteras på föraren. I "Registervård Fordon" registreras samt underhålls information om de fordon som till hör föreningens medlemmar. Här kopplas fordonet ihop med sin ägare i form av ett medlemsnummer samt ett datumintervall. På detta sätt hanteras ägarbyten av bilar på ett sätt som inte kräver några manuella ingrepp. Det finns även på fordon möjlighet att lägga upp valfria attribut vilket ger användaren stora möjligheter att själv styra vilken information som skall lagras per fordon.

Delsystem MR

I delsystemet MR sker den största delen av Medlemshanteringen. Detta innebär att information av såväl ekonomisk som administrativ natur hanteras i denna modul. Den ekonomiska informationen kring en medlem skapas delvis i MR- modulen. Detta gäller medlemsdebiteringar samt räntefakturor till medlemmen. Medlemsreskontran uppdateras dessutom av SF-modulen där alla avräkningar skapas. MR kan sägas vara uppbyggd i 5 olika block som vardera innehåller ett antal rutiner. Dessa block är:
  • Registervård - Medlem
  • Debiteringshantering - Medlem
  • Reskontrafunktioner - Medlem
  • Nettoutbetalning - Medlem
  • Kravrutiner - Medlem
"Registervård - Medlem" innehåller rutiner för underhåll av all grundinformation om föreningens medlemmar såsom adresser, Bank- eller Postgironummer för utbetalning samt en rad andra data. Genom en flexibel attributhantering kan användaren själv definiera upp ny information som skall hanteras på medlemsnivå. Rutiner finns även för utskrift av diverse listor samt etiketter. I rutinerna som ligger under blocket "Debiteringshantering - Medlem" återfinns ett antal funktioner för att hantera debiteringar av medlemsavgifter samt andra typer av kostnader som skall belasta medlemmen. Stor möda har lagts på att debiteringshanteringen skall vara så enkel och automatiserad som möjligt. Bl a återanvänds information från föregående debiteringar för att minimera arbetet vid varje ny debiteringskörning. Möjlighet finns till automatisk inläsning av debiteringsinformation som tillhandahålls på elektroniskt format (disketter, filer, etc). I "Reskontrafunktioner - Medlem" finns en rad funktioner för att stämma av medlemmarnas ekonomiska status i föreningen bl a saldolistor samt reskontralistor. Frågerutiner finns dessutom för att närmare titta på enskilda medlemmars ekonomiska status i reskontran. Här återfinns även rutiner för att presentera statistiska värden kring medlemmens inkörda pengar samt debiteringsbelopp i föreningen. I nettoutbetalningsrutinerna möter medlemmarnas avräkningsfakturor, de debiteringar som skapats i debiteringshanteringen varvid en nettoutbetalning skapas. Utbetalningsrutinen skapar filer för överföring av utbetalningar till Bankgirot's LB rutin samt Postgirot's fakturabetalningsrutin. Möjlighet finns naturligtvis att skapa filer för andra betalningsformer. Negativa saldon hos medlemmen kan automatiskt belasta medlemmen via Bankgirot's Autogirofunktion. Rutiner finns här för räntefakturering av medlemmar som legat på negativt saldo hos föreningen.

Delsystem KR

Delsystem KR i TAXI-2000 används för att underhålla diverse grundinformation om företagets kunder samt Kostnadsställen. Dessutom hanteras företagets kundreskontra i detta delsystem. KR modulen är i allra högsta grad påverkad av vad som sker i övriga delsystem i TAXI-2000. Störst inverkan har SF-modulen, där alla kundfakturor skapas. På samma sätt är SF-modulen beroende av informationen från KR för ex vis kundnummerhantering samt vilka villkor som skall gälla för en viss kund vid faktureringstillfället. KR-rutinerna innehåller följande rutinblock
  • Registervård Kunder samt Kostnadsställen
  • Avstämningsfunktioner
  • Statistik
  • Inbetalningsrutiner
  • Kravrutiner
  • Räntefakturering
I Registervårdsblocket återfinns rutiner för underhåll av företagets kunder samt de kostnadsställen som kunderna har. Detta avser bl a adressuppgifter, uppgifter om betalningsvillkor , rabattvillkor, vilken typ av fakturaspecifikation som kunderna önskar för de tjänster som föreningen levererar mm. Genom en flexibel attributhantering kan användaren själv definiera upp ny information som skall hanteras på kunden. Rutiner finns dessutom för utskrift av diverse listor, etiketter samt olika typer av statistik. Ett antal Avstämningsfunktioner finns som hjälp för avstämning av kundreskontran, bl a saldolistor samt reskontralistor. Frågerutiner finns dessutom för att närmare titta på enskilda kunders status. I KR-modulen finns möjlighet att ta ut statistik kopplad till kunderna på ett antal olika sätt
  • Kundstatistik
  • Kund/Artikelstatistik
  • A/B/C-statistik
Rutinerna kan köras över valfri period med möjlighet till jämförelse mot historiska värden. I Inbetalningsrutinerna registreras kundinbetalningar. Möjlighet finns dessutom att skapa inbetalningsjournaler med tillhörande bokföringsunderlag. I Kravhanteringen finns rutiner för utskrift av betalningspåminnelser till kunder som inte sköter sina betalningar. Huruvida kund skall kravhanteras eller ej styrs i kundregistret. Möjlighet finns till räntefakturering av kunder. Huruvida kund skall räntefaktureras eller ej styrs i kundregistret.

Delsystem AR

I delsystem AR underhålls diverse information om de artiklar som berör företagets fakturering. Detta gäller såväl artiklar för debitering av medlemmar som artiklar för fakturering av kunder. Den information som registreras och underhålls i AR berör därför alla centrala rutiner i TAXI-2000. AR kan sägas vara uppbyggd i 2 block :
  • Registervård -Artikel
  • Statistik
I TAXI-2000 hanteras alla tjänster samt varor som artiklar. Detta gäller såväl färdtjänstkörningar som medlemsavgifter. I Registervård - Artikel definieras all den information som krävs för att artikelhanteringen skall ske på ett korrekt sätt. Bl a kan man här, datumstyrt, koppla på avgifter som skall belasta medlemmens avräkningsfaktura för ex vis kontokortsavgifter. Avgifterna dras automatiskt i samfakturainitieringen från det belopp som kommer att utbetalas till medlemmen. Denna funktionalitet ger möjlighet till alternativa modeller för uttag av föreningsavgifter. Möjlighet finns även att koppla kontonummer till artiklarna för att erhålla välspecificerade bokföringsunderlag vid faktureringen. I AR-modulen finns möjlighet att ta ut statistik kopplad till artikelnumren över valfri period med möjlighet till jämförelse mot historiska värden.

Delsystem DT

I delsystem DT finns rutiner import samt export av data samt för felhantering. DT kan sägas vara uppbyggd av 4 olika block.
  • Import av data
  • Export av data
  • Felhantering
  • Underhåll prefixregler.
I modulen för Import av data finns en rad möjligheter till att importrera information. Vilken information som skall importeras är i hög grad knutet till den taxiförening som kör systemet. Importen avser framförallt
  • Import av resor från taxametersystem
  • Import av stödinformation från beställningssystem
  • Import av data från externa samarbetspartners
Vad gäller Export av data gäller även här att funktionaliteten styrs av den taxiförening som kör systemet. Exempel på exportfunktioner är
  • Elektroniska fakturaspecifikationer till stora kunder
  • Filer till kortinlösenföretag
  • Utbetalningsfiler till banker
I samfakturainitieringen kan det ibland komma in resaposter som på något sätt inte innehåller komplett information för fakturering. Skälen till detta är många, felhantering av taxametersystemet eller tekniska problem För att inte felaktiga faktureringar skall ske finns i TAXI-2000 ett inbyggt system för Felhantering som tar hand om de flesta typer av fel som kan tänkas inträffa. I DT-modulen har användaren möjlighet att underhålla felkoder samt att skriva ut feljournaler som presenterar eventuella felposter som skapats i samband med samfakturainitiering. Vilka körningar som har avvisats i felhanteringen kan presenteras på medlemsavräkningen om så önskas. Möjlighet finns även till rättning av vissa typer av fel. Rättade poster kommer att komma med på nästkommande samfakturainitiering. I rutinen för "Underhåll av prefixregler" definieras de regler som gäller för identifiera kopplingen mellan ett kontokortsprefix samt det artikelnummer som kommer att följa en resapost i TAXI-2000. Detta gör att samfakturainitieringen utifrån kortprefixet automatiskt kan artikelnummersätta en körning oavsett om taxametersystemet hanterar artikelnummer eller ej.

Delsystem SU

I delsystem SU underhålls diverse grundinformation om företaget samt ett antal systemparametrar som krävs för driften av TAXI-2000-systemet. SU-systemet är ett delsystem som till största delen används av den systemansvarige och bör alltså inte vara tillgängligt för samtliga användare. SU-rutinerna är innehåller följande rutinblock
  • Grundparametrar - Företaget
  • Administration Menysystem samt användare
  • Underhåll stödregister
  • Underhåll attributregister
  • Rensnings och årsavslutsrutiner
I "Grundparametrar - Företaget" återfinns rutiner för att definiera all grunddata kring företaget såsom adressuppgifter, räntesatser för räntefakturering, momssatser mm. I "Administration Menysystem samt användare" ges möjlighet att på ett enkelt sätt lägga in nya rutiner i menysystemet i takt med att applikationen utvecklas. Rutiner finns även för att definiera upp användare samt vilka rutiner de skall ha behörighet till i Taxi-2000. En rad stödregister krävs för att systemet skall uppföra sig på avsett sätt. Detta avser bl a kontoregister för bokföringsunderlag samt nummerserieregister. Under "Underhåll attributregister" ges möjlighet att på Kunder, Medlemmar, Förare samt Fordon definiera egna s k attribut eller egenskaper. Ex vis vill man kanske hålla ordning förares skjortstorlek. Detta finns inte som standard i Taxi-2000. Genom att i grundsystemet definiera ett förarattribut för skjortstorlek så kommer man automatiskt att i ett attribut-fönster i rutinen "Underhåll förare" att per förare kunna registrera deras respektive storlek på skjortan under en egen rubrik. I "Rensnings och årsavslutsrutiner" ges möjlighet att rensa databasen på inaktuell information. I samband med rensningarna skapas kompakterad information avsedd att användas för statistikändamål. Hur mycket information som skall behållas i originalskick (d v s på resanivå) styrs alltså av användaren själv och begränsas enbart av den valda hårdvarans prestanda.

Systemmiljö

Programvaran är utvecklad i Informix (Informix OnLine, Informix 4GL samt Informix ISQL), en av de marknadsledande relationsdatabashanterarna. Applikationen är utvecklad för att köras på en Unix-baserad server. Som arbetsplatser kan terminaler, Windows- eller MacIntosh-miljö användas. Genom Unix-operativsystemets stora möjligheter till kommunikation har stort utrymme skapats för integration med andra interna applikationer samt externa samarbetspartners. Som exempel på kommunikationslösningar som tillämpas vid befintliga installationer kan nämnas
  • ISDN
  • TCP/IP
  • DecNet
Kommunikationen mellan databasmotorn och programmet sker genom standard SQL. Denna möjlighet kan naturligtvis även användas för att "prata" med databasen på annat sätt, såsom Windows eller MacIntosh baserade grafiska användargränssnitt. Tillgången till SQL ger dessutom den vane användaren möjlighet att, via SQL-modulen i Informix, på egen hand ta fram information ur databasen som inte tillgodoses av de färdiga Taxi-2000 rutinerna. I och med valet av dessa systemplattformar har grunden lagts till ett system med mycket hög säkerhet samt flexibilitet. Säkerhetstänkandet har förstärkts ytterligare genom ett konsekvent användande av transaktionshantering i alla kritiska programavsnitt. Programmen är utvecklade i en standardiserad utvecklingmiljö vid Applitron Datasystem där målet varit att skapa möjligheter för en säker programvaruutveckling med stora möjligheter till hantering av kundunika lösningar med bibehållen hög kvalitetsnivå.