PRODUKTBESKRIVNING - A1

A1 är ett konsultkoncept som Applitron Datasystem  utvecklat sedan mitten av 1980-talet. Det har resulterat i ett programpaket för administrativa rutiner vid olika typer av företag. I A1-konceptet ingår även "mjuka" produkter som kompetens kring behovsanalys, projektledning, programutveckling, applikationsförvaltning, hårdvara samt systemintegration. 

A1, programvaran.
Applitron har utvecklat funktioner och rutiner för att hela tiden ta tillvara all den funktionalitet som databasmotor- och hårdvaru-utvecklingen tillåter. Det har resulterat i ett system som hanterar allt från enkla lagerterminaler till avancerade interaktiva WWW system. Vi har systemet kvalitetssäkrat genom att ha använt O/L/F/I rutiner i mycket transaktionsintensiva verksamheter, som t.ex. Taxi Stockholm, i dygnet runt drift.

Programvaran A1 är en plattform för hantering av O/L/F/I-rutinerna i transaktionsintensiva företag.. A1 hanterar både individ och massförsäljning eller båda delarna om man så vill. A1 är dessutom ett redskap med vars hjälp man ökar företagets effektivitet samt lönsamhet. Genom att hela tiden backa upp använderen med stödinformation lätt tillgänglig.  A1 tillåter även kundspecifik utveckling vilket ger dig möjlighet att implementera dina nuvarande effektiva rutiner till låg kostnad. Detta kan spara många hundra tusen i utbildningskostanader, även för ett litet företag. Förutom all den grundläggande funktionailtet man kan vänta sig av ett system av denna typ, innehåller det även en rad funktioner med vars hjälp man har möjlighet att effektivisera arbete som marknadsföring, försäljning samt logistik som är A1 unik. 

Vår erfarenhet av större företag är att man alltid har rutiner som är företagsspecifika. Datasystemet skall klara av verksamheten utan att denna behöver förändras. Av detta skäl har vi låtit A1 anta formen av ett utvecklingsverktyg för att skräddarsy O/L/F/I-lösningar. Hela A1 konceptet är framtaget för att på ett kostnadseffektivt sätt kunna utveckla samt underhålla små och stora kundunika lösningar. Detta inbegriper hela utvecklingskedjan från systemspecifikationer, versionshanteringssystem för kod samt k unddokumentation. Med dessa komponenter har vi möjlighet att tillsammans med kunden definiera, utveckla och förvalta kundanpassningar med full tillgång till de standardrutiner som ingår i standardprodukten A1.

Applikationen som kan liknas vid en verktygslåda, är utvecklat i samarbete mellan användare och systemutvecklare. Många års samlade erfarenheter ligger till grund för den produkt som nu finns framme. Tack vare en lyhörd utvecklingsgrupp i kombination med en dynamisk utvecklingsplattform har vi låtit A1 anta formen av ett kraftfullt administrativt hjälpmedel. 

A1 kan skilja sig mycket vad avser fuktionalitet hos olika kunder men grundmodulen är alltid densamma. Den kraftfulla grundplattformen återanvänds oavsett om systemet körs för fakturering av skolkörningar hos Taxi Stockholm eller hyacinter hos S-Blommor. 

I A1’s basverktygslåda finns 3 olika huvudfack som i tur och ordning innehåller
 

• Marknadsverktygen
• Affärsverktygen
• Logistikverktygen

I det följande ges en övergripande beskrivning av A1 programvarans funktionalitet samt den systemmiljö som den utvecklats i.

Kärnan i A1’s Marknadsverktyg utgörs av den övergripande kundmodulen. I denna hanteras såväl befintliga som potentiella kunder. Kring Kundmodulen har en rad begrepp samt funktioner knutits som syftar till att ge marknadsorganisationen det stöd som krävs för att lyckas i sitt arbete. 

Genom tillgången till all historik om befintliga kunders köp, inneliggande orderstock, budgeterad försäljning samt potentiella köpkraft, har säljaren ett synnerligen kraftfullt hjälpmedel vid arbetet med företagets bas - de befintliga kunderna. 

Kundhistorik kan presenteras på en rad olika sätt, ex vis i form av analyser av vilka kunder som handlar vad och hur mycket de köper samt naturligtvis hur lönsamma de är. Detta ger försäljningsavdelningen viktiga signaler om var aktiviteter bör sättas in eller vilka kundsegment som inte är lönsamma att bearbeta. Vidare ger dessa analyser information om huruvida det uppnådda försäljningsutfallet visar den lönsamhet som man avsett eller om åtgärder måste vidtagas för att rätta in lönsamheten mot de uppsatta målen.

Vid jämförelser av de uppnådda försäljningsresultaten med budget för respektive kund fås en snabb och korrekt information om huruvida relationerna med respektive kund är på rätt spår. Genom att utnyttja möjligheten till hantering av potentiell köpkraft per kund kan säljaren snabbt få en överblick över vilka kunder som det är värt att öka bearbetningen på. 

Möjlighet finns att inordna en eller fler kunder under ett gemensamt avtal. Förutom möjligheten att koppla begrepp som budget, köppotential mm till ett a vtal, finns dessutom möjlighet att koppla bonusmodeller till respektive avtal. Detta ger säljaren en möjlighet att styra kunden till att utnyttja så mycket som möjligt av sin potentiella köpkraft till köp av just Ert företags varor eller tjänster.

För att få maximal effekt av riktade säljaktiviteter finns i A1 en kraftfull mailingfunktion. För att göra mailingar till ett effektivt hjälpmedel för marknadsavdelningen finns möjligheter att med hjälp av fritt definierbara attribut kategorisera kunden i de intresseområden som är relevanta. Dessa i ntresseattribut finns tillgängliga som selekteringsbegrepp när man skapar adressunderlaget för en mailing. 

Alla aktiviter såsom mailingar, kundkontakter etc, kan dokumenteras i systemet vilket ger säljaren möjlighet att på ett enkelt sätt ta hand om den viktigaste delen i en aktivitet, nämligen uppföljningen. 

Naturligtvis kan all information rörande adressuppgifter kopplade till en mailingaktivitet exporteras ur A1 för att sedan importeras i de system där budskapet f ormulerats. 

Som en del av marknadsverktyget i A1 finns funktioner som stödjer säljaren i sin arbetsplanering. Detta innebär möjlighet till besöksplanering samt hantering av utfallet från gjorda besök. Börvärden kan definieras avseende säljarens aktiviteter mot nya respektive befintliga kunder i form av en besöksbudget.

Det kanske viktigaste hjälpmedlet som A1 erbjuder försäljningsavdelningen när de närmar sig en ny kund eller när de vill öka försäljningen på en befintlig kund är A1-systemets flexibilitet. En försäljning handlar sällan enbart om de produkter som säljs utan även på vilket sätt den efterföljande affärsprocessen hanteras. Kunder som löpande gör sina inköp hos en viss leverantör ställer oftast krav på hur de löpande kontakterna skall ske. Detta kan innebära krav på hur beställningar skall göras, hur de skall konfirmeras, hur leveranser skall märkas, hur fakturor skall se ut och hur de skall överföras från leverantör till kund. 

A1 hanterar eller är förberett för de flesta moderna företeelser som syftar till att tillmötesgå kundernas krav på en flexibel, effektiv samt tillförlitlig affärsprocess. Detta inbegriper begrepp som Beställning via Internet, Kundspecifik fakturalayout, elektronisk dokumenthantering, streckkodsmärkning av gods, spårbarhet av gods för att nämna några exempel.

Baskomponenterna i A1’s Affärsverktyg återfinns i Artikel-, Order- samt Fakturerings-modulerna. I dessa delsystem hanteras på ett effektivt sätt vad marknadsavdelningen lagt grunden till i Marknadsverktyget. 

I Artikelmodulen administreras all basinformation kring företagets produkter. Effektiv samt flexibel funktionalitet finns för att, både automatiskt och manuellt, underhålla de olika prislistor, som hanteras. Full tillgång till all inköpsinformation som finns kopplad till artiklarna ger försäljningsavdelningen ytterligare underlag för en korrekt prissättning. Här finns även möjlighet att definiera kundunik prisinformation ex vis kopplat till ett avtal.

I Artikelmodulen sätts även grunddefinitionerna för artikelstrukturer. Genom utnyttjande av dynamiska artikelstrukturer kan strukturbegreppet utnyttjas i en vidare mening än vad som normalt är fallet. Ex vis kan exakt förbrukning av nedlagd mantid, maskintid eller andra orderspecifika särkostnader, återföras till den för en viss order specifika strukturen. Denna metod ger möjlighet till mycket exakta efterkalkyler på ordrar, något som naturligtvis utnyttjas i verktyget.

Den manuella Orderfunktionen i A1 är inte enbart ett verktyg för registrering av ordrar. I denna rutin finns dessutom funktionalitet inbyggd för kvalitetskontroll av den ekonomiska informationen som hanteras i orderprocessen. På ett enkelt sätt kan användaren få presenterat en aktuell kalkyl för ordern där hänsyn tagits till de aktuella avvikelser från grundförutsättningarna för affären som inrapporterats till systemet. Denna funktion har visat sig eliminera en stor andel felregistreringar och därmed minska de fel som sällan återrapporteras av kunden, nämligen ett för lågt försäljningspris. På samma sätt kan man fånga upp felaktigt satta kalkylpriser på de försålda produkterna, något som alltför ofta leder till felaktiga och därmed missvisande efterkalkyler.

Den manuella orderrutinen i A1 är bara ett av flera sätt att förse A1 med orderinformation. Orderfunktionen kan naturligtvis kopplas till en rad andra försystem, ex vis handterminaler, bärbara datorer, Internet-baserade orderrutiner eller avropssystem hos kunder eller leverantörer för att nämna några exempel. 

I Fakturerings-modulen sker faktureringen av de utförda leveranserna. Som underlag för faktureringen ligger leveransrapporterade orderrader eller fakturor som skapats direkt i Faktureringsrutinen. Kunder kan, om så önskas samlingsfaktureras, d v s att ett fakturanummer innehåller fakturaunderlag från flera ordernummer. A1 arbetar med öppna och stängda fakturor. Så länge en faktura ligger öppen kan den byggas på med mer information via leveransrapporteringen. Med hjälp av kundspecifika periodicitetskoder kan man styra vid vilket eller vilka av periodens faktureringstillfällen som varje kunds fakturor skall stängas och därmed sändas till kund för betalning.

I A1 hanteras kundspecifika fakturatyper. Detta innebär i teorin att varje kund kan ha sin egen typ av faktura. I praktiken innebär det att några olika typer av fakturapresentationer hanteras, ex vis lokalt utskrivna pappersfakturor, utskriftstjänster upphandlade centralt (ex vis Posten ePP, Nässjötryckeriet m fl) eller varför inte en elektronisk faktura i form av en fil som levereras till kunden via modem, ISDN eller Internet. 

I samband med faktureringen skapas en mängd information av ekonomisk natur. Detta sker i form av en journal med tillhörande bokföringsunderlag samt artikelsammandrag. Bokföringsunderlaget kan, om så önskas, exporteras vidare till ett Redovisningssystem. 

All väsentlig information kring faktureringen sparas på lägsta nedbrytbara nivå, något som sedan ligger till grund för en flexibel samt detaljerad statistik.

Genom hela Order- samt Faktureringsprocessen följer Säljar-begreppet, vilket ger möjlighet till såväl provisionshantering samt uppföljning av säljarens f örsäljningsutfall.

Faktureringen i A1 är kopplad till Kundreskontramodulen där all bevakning samt avstämning av utestående kundfordringar sker. Även här har en rad f unktioner implementerats för att underlätta reskontrahanteringen. Förutom de traditionella funktionerna i en reskontra finns möjlighet till autogirohantering av kundfakturor samt automatisk inläsning av betalningsinformation från Bankgiro samt Postgiro.

En av hemligheterna bakom ett framgångsrikt affärskoncept är att kunna tillhandahålla rätt produkter i tillräcklig mängd vid rätt tillfälle. Dessutom skall produkterna ha införskaffats till rätt pris. I A1’s Logistikverktyg finns en rad funktioner med vars hjälp användaren har möjlighet att förbättra sina inköpsrutiner samt optimera sin lagerhållning .

Bakom Logistikverktygen finns Artikel-, Inköps-, Order- samt Lagerställemodulerna. Med hjälp av dessa tre byggklotsar läggs grunden för en sund planering av material-, maskin samt arbetskraftsbehov. Funktionalitet finns för såväl tillverkande företag, grossister som tjänsteproducerande företag.

För att, på ett enkelt sätt, ge en god överblick över prissituationen gällande inköp av varor samt råmaterial till företaget finns en generell funktion för import av artikelinformation från aktuella leverantörer. Kopplingar kan göras till det egna artikelregistret direkt vid importen alternativt på begäran. Oavsett vilken metod som tillämpas kan inköparen snabbt få en mycket god uppfattning över prisbilden hos de alternativa leverantörer som kan tänkas vara aktuella. 

Vad gäller inköpen av varor kan ett antal olika modeller tillämpas. Inköp kan göras mot avropsplaner alternativt styras av kundordersituationen. Naturligtvis kan leverantörsspecifika inköpsvillkor definieras och presenteras automatiskt i samband med skapandet av ett inköpsunderlag. Systemet hanterar även försäljning med direktleverans till kund från leverantör.

Ett vanligt förekommande problem hos många företag är de administrativa rutinerna kring inleverans av gods. I A1 har ett system byggts upp kring vad som kallas för ett Tracer-nummer som varje ankommande kolli kan märkas med direkt vid ankomsten till mottagaren. Genom att i det fortsatta administrativa arbetet kring hanteringen av godset, kunna referera till detta tracernummer , minskas risken för att inleveransen skall hanteras på ett felaktigt sätt. Detta skapar även möjlighet att spåra alla händelser kring en artikel.

För tillverkande företag kan produktion ske mot såväl kundorder som mot ett färdigvarulager. Materialförbrukningen kan följas via A1’s Ordersystem. I detta reserveras material, arbetstimmar samt maskintid för leverans eller produktion för såväl färdigvaror som komponenter som ingår i artikelstrukturer. Genom tillgången till dynamiska artikelstrukturer slår förändrade förutsättningar i tillverkningen igenom fullt ut i materialförbrukningen. Tekniken med dynamiska artikelstrukturer kan tillämpas i valfritt antal nivåer. 

Som en del av kvalitetssäkringen i Logistikverktygen finns serienummer- samt batchnummerhantering på både komponent och färdigvarunivå. Dessa begrepp hanteras på såväl ankommade som utgående gods vilket möjliggör full spårbarhet på såväl individ som partinivå. Individhanteringen kan, i likhet med artikelstrukturfunktionen, tillämpas i valfri artikelstrukturnivå med möjlighet till full spårbarhet igenom artikelstrukturen. 

För företag med tillverkning, lagerhållning eller försäljning på flera olika geografiska platser finns funktionailtet inbyggd i A1 i form av en Lagerställemodul. I denna kan materialförflyttningar mellan företagets lagerställen hanteras på ett enkelt samt effektivt sätt. Naturligtvis är grundfunktionaliteten i Order- samt Inköpssystemen styrd mot lagerställen i de fall detta är önskvärt.

A1 är förberett för Automatisk Data Fångst (ADF) i alla rutiner där man kan dra fördel av denna teknik. I praktiken innebär ADF att man i högsta möjliga utsträckning introducerar streckkodsmärkning av gods i kombination med utnyttjande av handterminalsystem. Streckkodsmärkningen av godset kan avse såväl godsflaggor på avgående och/eller ankommande gods som märketiketter för uppmärkning av lagret. Genom att tillämpa en genomtänkt metod för märkningen av lagret i kombination med ett konsekvent användande av handterminaler i de avsnitt där detta är motiverbart kan stora ekonomiska vinster göras. Detta avspeglar sig ofelbart i en ökad lageromsättningshastighet med alla de fördelar detta innebär. Som bieffekter får man minskad andel felleveranser med nöjdare kunder som resultat samt förenklade rutiner för lagerinventering. 

A1-konceptet har tillämpats vid ett flertal företag i Sverige. Hos de flesta kunder används inte hela A1-programvaran utan delar har valts ut för att samverka med andra system inom företagen. Nedan ges några representativa exempel.
 

• S-Blommor
• Taxi Stockholm
• AtlantiCargo

A1 är utvecklat i en utvald systemmiljö. Programvaran är utvecklad i Informix (Informix OnLine, Informix 4GL samt Informix ISQL), en av de marknadsledande relationsdatabashanterarna. Applikationen är utvecklad för att köras på en Unix-baserad server. Som arbetsplatser kan terminaler, Windows- eller MacIntosh-miljö användas. 

Kommunikationen mellan databasmotorn och programmet sker genom standard SQL. Denna möjlighet kan naturligtvis även användas för att "prata" med databasen på annat sätt, såsom Windows eller MacIntosh baserade grafiska användargränssnitt. Tillgången till SQL ger dessutom den vane användaren möjlighet att, via SQL-modulen i Informix, på egen hand ta fram information ur databasen som inte tillgodoses av de färdiga A1 rutinerna. 

Genom Unix-operativsystemets stora möjligheter till kommunikation har stort utrymme skapats för integration med andra interna applikationer samt externa samarbetspartners. Som exempel på kommunikationslösningar som tillämpas vid befintliga installationer kan nämnas
 

• ISDN
• TCP/IP
• DecNet
• X.400

Programmen är utvecklade i en standardiserad utvecklingsmiljö vid Applitron Datasystem där målet varit att skapa möjligheter för en säker programvaruutveckling med stora möjligheter till hantering av kundunika lösningar med bibehållen hög kvalitetsnivå.